Jak wybrać dobrą salę na szkolenie?

Mimo że Google po wpisaniu „sala szkoleniowa miasto” zasypie każdego takim wyborem, aż się zakręci w głowie, ludzie wciąż pytają: kto mi poleci salę szkoleniową? Na grupach, forach, mailowo i telefonicznie. Ilość tego rodzaju pytań na mojej ulubionej grupie trenerskiej TTT swego czasu skłoniła mnie do napisania posta na ten temat. Poniższy tekst jest przeróbką tego wpisu, uzupełnioną światłymi radami z komentarzy.

 

Mając raczej pogodne usposobienie i posądzając ludzi o bardziej wyrafinowane powody postępowania niż głupota i lenistwo, jestem przekonana, że ciągłe pytania o salę wynikają z obawy przed wpadką, a nie brakiem umiejętności korzystania z Google.

Ale do sedna. Jak znaleźć tę najlepszą, wyśmienitą i oczywiście najtańszą salę na nasze super szkolenie?

Najlepiej pojechać i obejrzeć. Nie zawsze jest to możliwe. Trudno urządzić sobie wycieczkę ze Szczecina do Przemyśla w celu skontrolowania jakości ścian do wieszania flipcharta. W niektórych miastach, np. w Warszawie, wybór sal jest tak duży, że nawet jeśli jesteśmy gotowi przeprowadzić wizję lokalną, niezbędna jest selekcja wstępna.

 

Poradnik, jak wybrać dobrą salę na szkolenie?

• Ryzyko możemy zminimalizować, wybierając miejsca, które na swojej stronie www poza propozycją najmu sali zamieszczają ofertę obsługi szkolenia, tj. przerwy kawowe, rodzaje ustawień sali, dostępność rzutnika, flipcharta, dodatkowego papieru itp. Takie propozycje mają zarówno duże doświadczone ośrodki jak i małe rodzinne lokalizacje z indywidualnym podejściem.

Kiedy uciekać i nie tracić czasu na dociekania?

• Jeśli nie możesz się skontaktować telefonicznie i nie podano maila, jest tylko formularz na stronie – zła wróżba, frontem do klienta nie stoją. Uciekam, mając przed oczami wizję próby zgłoszenia przez druk reklamacyjny, że na pierwszej przerwie w toalecie skończył się papier.
• Jeśli wyślesz zapytanie: sala 50m dla 12 osób, wyposażona… i otrzymasz ofertę w postaci fantastycznego katalogu reklamującego na pierwszych 5 stronach wyczyny kucharza, fenomenalne widoki oraz grilla na tarasie, zaś informacji o salach jakoś nie możesz namierzyć.
• Jeśli się dodzwonisz do wybranego obiektu, a osoba nie jest „kompetentna”, aby udzielić Ci informacji, jakie mają sale i czy są w nich stoły, nie spodziewaj się, że znajdzie się ktoś kompetentny, aby pomóc Ci, gdy zabraknie krzeseł, mazaków, papieru itp.

O co pytać, aby wybrać dobrą salę szkoleniową?

Wielkość sali.

• Kształt sali – chyba, że nie boisz się wyzwań prowadzenia szkolenia w pociągu lub w sali kolumnowej (uczestników sadzamy wtedy wokół kolumny, by trener nie rozpraszał ich swoim widokiem).
• Ściany – uwaga na przezroczyste, zrobione z czegoś przypominającego przepierzenie itp. Obowiązkowe pytanie o to, czy można do ścian przyklejać kartki flipcharta.
• Lokalizacja w budynku – niektórzy potrafią wcisnąć Ci salę sąsiadującą z salą balową, w której odbywa się wesele. Innym problemem są okna wychodzące na atrakcje regionu: plażę, basen, stok narciarski… Niewiele osób ma tak silny pociąg do rachunkowości lub BHP, że oprze się widokowi opalających się wczasowiczów płci obojga.
• Wyposażenie: flipchart, rzutnik, stoły, krzesła – uwaga na stoły, których nie można przestawić ponieważ są za ciężkie lub wręcz przykręcone, uwaga na otomany i fotele zamiast krzeseł.
• Okna i klimatyzacja – sale podziemne wcale nie są rzadkością, brak klimatyzacji też się zdarza.
• Parking – czy, gdzie, jaki i za ile?
• Dojazd komunikacją publiczną – ważny jeśli wiemy, że uczestników nie dostarcza nam wynajęty autokar.
• Toalety – jeśli spodziewamy się 25 Pań na szkoleniu, jedna toaleta do dyspozycji może znacząco przedłużyć przerwy.
• Oznakowanie – ważne w przypadku większych obiektów, po których mogą błąkać się zagubieni uczestnicy.
• Sala do dyspozycji godzinę przed szkoleniem – jeśli tego nie ustalisz, bardzo prawdopodobne, że będąc na miejscu, dowiesz się, że klucz do sali będzie dostępny 10 minut przed rozpoczęciem szkolenia.
• Warto poprosić o zdjęcia sali, jeśli nie ma ich na stronie – i pamiętać, że obiektyw szerokokątny (rybie oko) powoduje, że fotografowane pomieszczenia są większe niż w rzeczywistości.
• Przerwa kawowa, gdzie jest podawana i tu uwaga – fajnie mieć kawę w sali tylko teoretycznie, nie dość, że warnik włącza się co jakiś czas i szumi, to jeszcze obsługa nie widzi nic niestosownego we wjeżdżaniu wózkiem z naczyniami do środka, gdy Ty akurat pytasz o mobbing. Kawa na korytarzu? Tu też może być ciekawie, gdy ktoś wyżre ciastka przed przerwą. Ekspres do kawy? Super, ale nie jeden na 20 osób do dyspozycji przez 15 minut.
• Lunch – coraz większy z tym problem, popularność diet i rozliczność restrykcji żywieniowych powoduje, że osobiście boję się zamawiać obiady. Jednak przy dużej grupie, a nawet mniejszej, gdy lokalizacja sali nie pozwala na szybkie skorzystanie z zaplecza restauracyjnego, trzeba zamówić coś do jedzenia. Standardem jest wywiad wśród uczestników, choćby pod kątem liczby wegetarian. Nadal też zdarza się, że gdy mięsożercy dostają kotleta z ziemniakami i kapustą, wegetarianie dostają ziemniaka z kapustą. Są głodni i nieszczęśliwi, więc warto dopytać, czy i jakie dania wegetariańskie możemy zamówić. Jeśli zamawiamy lunch, to najlepiej w formie szwedzkiego stołu. Niestety kelnerzy często podają posiłek przez bitą godzinę, jednym już wystygło, inni zaczynają być wściekli od zapachów i widoku pustego nakrycia.

Na koniec, strzeżonego… – wszystkie ustalenia, zakresu, czasu i finansów w postaci maila. Mail pod ręką, imię, nazwisko i tel. do osoby, z którą była korespondencja w telefonie pod klawiszem szybkiego wyboru 🙂 Nic na słowo, to nie zła wola, tylko najczęściej problemy z komunikacją powodują, że zjawiając się rano w hotelu będziesz osobą absolutnie nieznaną obsłudze.

 

Nie chciałabym aby ktoś między wierszami przeczytał, że dostawcy sal to samo zło, krętacze i kombinatorzy, zaś niewinni trenerzy i logiści to sama słodycz walcząca z wiatrakami. Zarówno trenerzy jak i uczestnicy szkoleń bardzo często mają nieadekwatne oczekiwania. Sale są dostępne w różnych cenach, możemy zapłacić 200zł za dzień, a możemy 2 tys. Płacąc 200zł nie oczekujmy, że Pan Janek godzinę przed szkoleniem będzie do naszej dyspozycji, a sensem jego życia stanie się przestawianie nam stołów i podłączanie wszystkiego, zaś w trakcie szkolenia Pani Krysia będzie nieustannie dokładać świeże daktyle i orzechy nerkowca. A skoro o przerwie kawowej mowa… Co można dostać za 15zł od osoby? Kawę, ale nie ze spienionym mlekiem z ekspresu ciśnieniowego, herbatę, wodę i ciastka, czasem owoce sezonowe. Nie liczmy na to, że na stół wjedzie domowe ciasto, soki ze świeżo tłoczonych owoców i chipsy z jarmużu.